De complexiteit waarin de Gemeente Eindhoven opereert vraagt van onze bedrijfsvoering excellente uitvoering. Nieuwe regel- en wetgevingen zoals de implementatie van de Omgevingswet en het besluit van de Provincie Noord-Brabant om Eindhoven en Nuenen c.a. te fuseren, verlangen van ons een optimale interne en externe samenwerking. Ook de snelle ontwikkelingen op het gebied van informatietechnologie en de financiële situatie waarin we in de komende jaren voor een grote uitdaging staan, vragen om een slimme aanpak. We zetten onze middelen en werkprocessen maximaal in, daarbij kijken we niet vanuit lijn of staf maar naar het totale eindresultaat. We zijn flexibel, werken van buiten naar binnen, we gaan door met het verbeteren onze sturingsinformatie en opereren als één concern.

De digitale transformatie

De maatschappij is in sneltrein vaart aan het veranderen. De digitale transitie als fundament onder de virtualisering van de maatschappij is in volle gang, is onomkeerbaar en biedt een nieuw virtueel sociaal ecosysteem. Digitalisering heeft de potentie om mensen, bedrijven en bewegingen te emanciperen, ontwikkelen of versnellen. Het vermogen om steeds sneller te kunnen veranderen, aan te passen en te leren is een randvoorwaarde om in deze "nieuwe" wereld waarde te kunnen blijven toevoegen, juist als overheid. Dit vraagt om een gestructureerde aanpak met focus. Dit doen we door de noodzakelijke randvoorwaarden te organiseren en in te zetten op zeven interventies:

• IT projectenportfolio: we zetten verdere stappen in het op orde brengen van de basis door aan te sluiten op landelijke koppelingen, zoals een Inkoop ondersteunend Systeem te implementeren, datakwaliteit op orde te brengen, projectportfolio in te richten en implementeren en te komen tot applicatierationalisatie.
• De Metrokaart: de inrichting en implementatie van een gemeentebrede procesarchitectuur, onze sturingsinformatie en onze IT infrastructuur.
• Digitale organisatie: Om de organisatorische landingsbaan te creëren en klaar te zijn voor de digitale transformatie moet de organisatie voorbereid worden. Dit doen we door de inrichting van een digitaal ontwikkel-, HR- en beheersteam.
• MijnAPP: een 'egovernment[1]' strategie vanuit dienstverlening aan onze inwoners en bedrijven ("Graag Gedaan") die de mens centraal zet en waar mensen regie hebben over hun eigen gegevens.
• Datagedreven met impact: we zorgen voor een "single point of truth[2]" in onze organisatie waardoor we de maximale impact bereiken met onze data; voor de organisatie en stad.
• Strijp-S als scale-up: de toepassing van de ontwikkelingen in de fysieke infrastructuur van de laatste jaren, zoals verglazing, vraagt de volgende stap zodat we de bestaande oplossingen opschalen en het huidige model doorontwikkelen zodat we klaar zijn voor nieuwe vraagstukken.
• Urban Development Institute: door een andere manier van organiseren en innoveren leren we met inwoners en partners in de stad op een andere manier te werken en zorgen we dat we sneller en effectiever kunnen innoveren/implementeren waardoor we makkelijker maatschappelijke vraagstukken kunnen oplossen.

Organisatieontwikkeling

De gemeente Eindhoven wil een professionele, efficiënte, betaalbare en klantgerichte organisatie zijn, die - samen met haar partners - de beste prestatie levert voor de stad. Na de vele aanpassingen in het werknemersbestand door de reorganisaties van de afgelopen jaren, zullen wij borgen dat medewerkers hier met plezier werken, vertrouwen en aandacht krijgen, zodat hun vakmanschap en talent optimaal tot hun recht komen. Onze ambitie is om het ziekteverzuim naar een acceptabel niveau terug te brengen. Dat betekent dat wij maatregelen treffen om het ziekteverzuim naar het hetzelfde niveau te brengen als het eerste kwartiel van de 100.000+ gemeenten (excl. G4). We investeren in 2019 in begeleiding bij ziekteverzuim, gaan op een heldere manier aan de voorkant van het werving en selectieproces selecteren op kennis en kunde, zodat ons werknemersbestand een goede afspiegeling is van de samenstelling van de maatschappij (diversiteit) en we doen in 2019 opnieuw diversiteitsonderzoek om de vorderingen vast te stellen, waarbij verjonging en vernieuwing mede als belangrijke pijlers gelden. Daarnaast stellen wij met onze digitale leeromgeving medewerkers in staat regie te nemen op de ontwikkeling van hun vakmanschap en professionaliteit. Door communicatieadvies en trainingen 'Heldere Taal', dossier schrijven en presentatietrainingen zetten we in op het communicatief maken van de organisatie. We professionaliseren onze dynamische personeelsplanning (DPP), waardoor we beter kunnen sturen op de (toekomstige) match tussen mens en werk. We stimuleren en faciliteren een beweging naar een organisatie waar mensen steeds daar worden ingezet waar hun talenten het beste tot hun recht komen. Dit doen we op basis van de opgaves van onze organisatie.
In 2019 peilen we de tevredenheid en betrokkenheid van onze medewerkers. De uitkomsten gebruiken we als basis om een nog aantrekkelijkere werkgever te worden.

Informatievoorziening, ICT en digitalisering

We brengen meer samenhang aan in onze digitale agenda door ons projectportfolio te toetsen op de bijdrage aan strategische thema’s. We kiezen voor projecten die bijdragen aan een betere besturing/beheersing van de organisatie, aan de verbetering van processen, het verbeteren van onze datakwaliteit en daarmee betere dienstverlening voor onze inwoners. Informatieveiligheid speelt hierbij een belangrijke rol, we voldoen aan de minimale normenkaders op dit gebied zoals de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten.
Data en informatie worden binnen en buiten de organisatie steeds belangrijker voor het nemen van beslissingen en het ontwikkelen van beleid. We stellen data beschikbaar om innovatie te stimuleren.
De ontwikkelingen binnen ICT zijn deels afgeleid van wettelijke taken, zoals ondersteuning bij de implementatie van de Omgevingswet, de wetgeving rondom e-facturatie, AVG en de nieuwe wet Digitaal Toegankelijke Overheid. Websites en mobiele applicaties moeten voor iedereen toegankelijk zijn qua techniek, functionaliteit én inhoud. Andere onderwerpen die prioriteit krijgen zijn o.a. de ontwikkeling van onze managementinformatie en de vervanging van de ICT werkplek. De vele ICT-ontwikkelingen die wettelijk, landelijk en lokaal spelen leiden onvermijdelijk tot een digitale transformatie van de gehele organisatie. We bereiden ons hierop voor door te investeren we in een betere structurering van ons gehele applicatie portfolio en in een verdere versterking van het gehele ICT-systeem, waarbij het uitgangspunt is: minder applicaties in plaats van meer; 1 applicatie erbij betekent dat er 2 afgestoten moeten worden. Doel is om een overzichtelijk aantal programma's te krijgen die onderhouden en ondersteunt kunnen worden, waardoor aansluiting tussen deze programma's ook vereenvoudigd wordt. We doen zelf waar we goed in zijn en betrekken de leveranciersmarkt waar dit toegevoegde waarde heeft. We opereren steeds meer in samenwerkingsverbanden; we sluiten aan bij de activiteiten van samen organiseren (VNG-besluit) zoals bijvoorbeeld Common Ground, werken samen met andere gemeenten in de regio (B5) en binnen de doelstellingen van de ICT Coöperatie Beware starten we initiatieven voor de ontwikkeling van software voor gemeenschappelijk gebruik.

Financiën

We zitten de laatste jaren in financieel zwaar weer. In 2018 zijn de nodige besluiten genomen om terug te keren naar een solide basis. Naast het doorvoeren van concrete maatregelen o.a. in het Sociale Domein, vraagt dit ook een verscherpte sturing. Voor het vergroten van de begrotingsdiscipline maken we de financiële spelregels in ons coalitieakkoord helder en toegankelijk voor de organisatie en verwachten de strikte naleving van onze kaders en richtlijnen. De in gang gezette verbetering van het financieel afsluitproces zetten we door, we kwantificeren zoveel mogelijk de risico’s, we analyseren en prognosticeren maandelijks onze financiële situatie en breiden onze managementinformatie verder uit om gerichter te kunnen sturen op de door te voeren beheersmaatregelen. Hierdoor zullen we ook kritisch kijken naar de verschillende indicatoren die in de begroting zijn opgenomen. Deze dienen om inzicht te krijgen in behaalde resultaten, waardoor sturing op indicatoren mogelijk is. Om kansen in de stad te realiseren denken en zoeken we mee naar andere mogelijkheden om deze waar te maken. Vanuit dat perspectief onderzoeken we op welke wijze we meer flexibiliteit in de begroting kunnen aanbrengen om gedurende het jaar beter in te kunnen spelen op actuele ontwikkelingen.

Rechtmatige en efficiënte inkoop

De gemeente Eindhoven besteedt jaarlijks voor vele miljoenen aan werken, producten en diensten. Wij willen een goede sturing op de contracten door een sterk contractmanagementsysteem. Deze zal centraal staan bij de controle op de contracten zodat naleving van contractafspraken sterk verbetert en rechtmatigheidsproblemen zich niet meer voor doen. Wij zullen in 2019 onderzoeken of centraal inkopen en wellicht daarbij behorend een centrale inkoopdienst invulling geeft aan onze ambities om betere contracten af te sluiten. Daarnaast kan via inkoop onze ambitie rond duurzaamheid en sociaal, inclusief en duurzaam ondernemen ondersteund worden. Met een professionele inkooporganisatie ondersteunen wij onze sectoren bij het bereiken van ambities. We zetten in op het bereiken van maximale inkoopsynergie, door goede samenwerking binnen de gemeentelijke organisatie en waar mogelijk met partners in de regio. We formuleren sterke kritische prestatie indicatoren en nutten onze overeenkomsten daadwerkelijk uit. Verder implementeren we in 2019 het purchase to pay proces van aanvraag tot betaling.